Compte-rendu de la réunion du Conseil local du 23 janvier 2014
Article mis en ligne le 7 février 2014
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1- Renouvellement du bureau :

Le renouvellement du bureau conditionne la mise en place d’une bourse des livres pour la rentrée prochaine. En effet, le bureau doit être renouvelé en totalité, et les membres actuels ont besoin de savoir que les actions entreprises pourront être menées à leur terme par une nouvelle équipe qui aura eu le temps d’être briefée. Ce renouvellement, qui ne sera effectif qu’après approbation de l’ensemble des adhérents lors de la prochaine Assemblée Générale, à la rentrée 2014, doit se préparer à l’avance pour permettre un suivi optimal des dossiers en cours et plus particulièrement de la bourse des livres.
Sophie Chatton, après 3 ans au bureau, d’abord en tant que vice-présidente, puis en tant que présidente souhaite passer la main en septembre prochain. Elle fera toutefois toujours partie du conseil local l’an prochain, et pourra passer le relai progressivement, en restant par exemple vice-présidente.
Il en est de même pour Carole Bille, trésorière depuis 3 ans et qui ne souhaite plus, dès cet été, assumer une année de plus la responsabilité d’une Bourse des livres.
Valérie Jourda, secrétaire, ne sera plus parent d’élève en septembre, n’ayant plus d’enfant scolarisé à Saint-Sernin.
Le poste de trésorier, assez simple dans le cadre de la seule comptabilité d’un conseil local (recueil des adhésions en septembre et reversement des parts départementales et nationales au CDPE) prend une toute autre dimension en cas de BDL : Il s’agit alors d’assurer la comptabilité d’une opération qui représente 70 000 euros de budget. C’est donc la priorité. De plus, compte tenu de cette lourde charge, il nous paraît primordial qu’il y ait 2 trésoriers. Carole s’engage à être présente pour les seconder.
Jacqueline Aguera et Henri Tran se proposent pour assurer cette charge.
Véronique Pascal se propose pour être secrétaire. Il est bien entendu que Valérie Jourda assurera la fin de l’année aux côtés de Véronique en particulier en ce qui concerne la mise en place d’une Bourse des livres. Sophie Chatton l’aidera également dans les différentes tâches de secrétariat. Il serait souhaitable d’intégrer dès la rentrée prochaine un parent de seconde sur un poste de secrétaire adjoint, afin d’assurer une continuité. En effet, les trois années de lycée passent vite et rendent difficiles les passages de relais.

2- Bourse des livres : l’année de la dernière chance.

En effet, cette année est la dernière où un nombre important et suffisant "d’anciens" parents expérimentés seront encore présents. L’expérience d’autres lycées le montre : une bourse des livres qui s’arrête ne redémarre pratiquement jamais avec une équipe entièrement nouvelle.
Compte tenu des 2 nouveaux futurs trésoriers et de la nouvelle secrétaire, et des anciens parents qui s’engagent à aider les nouveaux pour cette opération, nous décidons de nous lancer.
Les parents présents (une douzaine) se proposent aussi pour apporter leur aide.
Nous décidons d’effectuer une demande de salle auprès de Mme Pointet.

Les étapes d’une BDL :

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Dès avril  : journées de formation (le samedi- 2 sessions soit possibilité de former 4 nouveaux parents) au CDPE sur le logiciel (logiciel fcpe- créé par un informaticien salarié de la fcpe et qui assure une hotline très efficace)
Une matinée de formation sur les TPE (terminaux électroniques de Paiement) servant à encaisser les cartes région.
Dès juin : prise de contact avec la librairie pour validation de la liste des livres du lycée
Mise en place d’un réseau informatique (6 PC dont certains seront à renouveler et un serveur)
Formation par nos soins des parents volontaires et des jeunes qui travailleront avec nous.
Juin/juillet  : Permanences : 4 à 5 jours dont les dates correspondent à celle des inscriptions des secondes au lycée. Il est décidé cette année de faire une permanence un samedi.
Durant ces jours de permanence :
- accueil des parents et ou élèves, adhésion fcpe et prise de commandes des nouveaux élèves de seconde (moyennant un acompte)
- retour des livres des élèves sortant de seconde première et terminales et prise de commandes des entrants en première et terminales.
Le travail est effectué par une équipe d’une dizaine de jeunes : accueil des adhérents, prise des commandes sur informatique, nettoyage et gestion du stock physique de livres.
Une équipe de parents (4 si possible : contrôle des saisies, gestion des éventuels problèmes et tenue de la caisse)
LE SOIR : il est indispensable qu’une nouvelle équipe de parents suffisamment nombreuse assure la comptabilité de la journée : vérification des commandes, du stock

A l’issue des permanences : Contrôle du stock repris et rapprochement avec les commandes.
Validation et éventuellement si manque de livres en stock : commande à la librairie (en occasion si possible et neuf)

Fin août : réception des livres commandés à la librairie.
Préparation des commandes : mise en sac par les jeunes en fonction des bordereaux de commandes des adhérents

Permanences de la rentrée : idem, 4 à 5 jours
Remise des commandes et encaissement des règlements en chèques, espèces et carte région.
Primordial : le soir, comptabilité de la journée par une équipe de parents
Clôture en septembre de la comptabilité !
En ce qui concerne la participation des parents, nous insistons sur le fait qu’il est possible de venir par demi-journées. Entre midi et deux pour relayer ceux qui restent la journée ou en fin d’après-midi. Le fonctionnement est très souple.

3- Centres d’examen du bac

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Rappel : Début novembre, nous avons adressé un courrier au rectorat (courrier commun aux 3 lycées du centre- la plupart des autres lycées ont envoyé un courrier par la suite) pour demander le rapprochement des centres d’examen, qu’ils soient accessibles en transport en commun et que leur localisation soit connue plus de 3 semaines avant les épreuves.
Courrier aussi adresser au conseil régional, à la mairie et à tisséo pour améliorer les conditions de transport pendant la période du bac.
Nous attendons la carte des centres : devons recontacter le rectorat.
Le 5 février : rdv avec la mairie et Tisséo

4- Dates des TPE :

Les dates des TPE ont été avancées par rapport au calendrier national. C’est le 4 février au lieu du 14. Le 14, c’était sur le site de Saint-Sernin.
Nous contactons Mme Pointet à ce sujet.

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